UENDESHAJI WA VIKAO
UENDESHAJI WA VIKAO
Vikao ni mahali ambapo muafaka juu ya mambo mbalimbali huweza kufikiwa au kutofikiwa.Aidha Vikao ni mahali ambapo mipango na njia za kufikiwa kwa malengo hujadiliwa,huwekwa wazi na kila mjumbe hupewa jukumu la kufanya(maamuzi hufikiwa).Katika mada hii nitajikita katika kueleza mambo ya msingi ambayo kila mjumbe anapaswa kuzingatia ili kuleta ufanisi wa yaliyokusudiwa katika kikao.Si hivyo tu bali nitaeleza wahusika katika kikao na nafasi (majukumu) zao.
Nini maana ya kikao?
Kikao ni majadiliano yanayofanywa baina ya wadau au kundi au jamii ya watu wenye kuwa na mlengo wa kushirikiana jambo fulani.Majadiliano hayo hufanywa kutokana na mada au agenda iliyowakusanya wahusika.Hii ina maana kwamba bila agenda hakuna kikao na kikao bila agenda ni kupoteza muda.
Ni majadiliano ambayo huwa na lengo la kupata maamuzi au maazimio ili kurahisisha utekelezaji wa majukumu.Uongozi unaojali ushirikishwaji wa jamii ya watu lazima ujenge utaratibu wa kuwa na vikao.
SIFA ZA VIKAO
Ni majadiliano ambayo huwa na lengo la kupata maamuzi au maazimio ili kurahisisha utekelezaji wa majukumu.Uongozi unaojali ushirikishwaji wa jamii ya watu lazima ujenge utaratibu wa kuwa na vikao.
SIFA ZA VIKAO
- Viwe na muda maalum wa kuitishwa mfano.Miezi mitatu,mwezi,wiki kadhaa na hata mwaka(Hii hutegemea aina ya kikao)
- Agenda zijulikane.
- Wajumbe wawe idadi ya wale waliokubalika.
- Kuwepo Mwenyekiti,Makamu Mwenyekiti,Katibu na wajumbe wengine.
- Orodha ya wajumbe wake iwe wazi(Kila mmoja aandike mahudhurio yake kwa kuzingatia jina,wadhifa,muda aliofika kwenye kikao na saini.)
- Muhtasari wa kikao uandikwe na katibu au mwandishi aliyechaguliwa kwa kuzingatia mapangilio maalum.
- Vikao maalum
- Vikao vya dharura
VIKAO MAALUM
- Hufanyika katika kipindi maalum
- Huwa na agenda zaidi ya moja.
- Kila mjumbe anapaswa kujulishwa muda wa kikao,eneo na ikiwezekana hata zijulikane mapema.
VIKAO VYA DHARURA
- Hufanyika pale ambapo kuna jambo limejitokeza lenye kuhitaji uamuzi wa haraka.
- Huwa na agenda moja tu iliyosababisha kikao kuitishwa.
Ni vizuri kuwajulisha wajumbe aina ya kikao ili kuwafanya kushiriki kwa uhuru zaidi,wajulishwe agenda ya/za kikao.
Katika aina za vikao kuna Mkutano Mkuu ambao pia ni vizuri kila mshiriki aujue.Na hapa chini ninaeleza hatua na mambo muhimu ya kuzingatia katika Mkutano Mkuu.
Katika aina za vikao kuna Mkutano Mkuu ambao pia ni vizuri kila mshiriki aujue.Na hapa chini ninaeleza hatua na mambo muhimu ya kuzingatia katika Mkutano Mkuu.
MKUTANO MKUU
Huu ni mkutano unaoitishwa mara mbili au zaidi katika mwaka wa uhai wa jumuia fulani.Mfano kama ni kikundi basi wanaweza kuwa na mikutano miwili kwa mwaka kama vile:-
- Mkutano wa miezi sita(Nusu mwaka)
- Mkutano wa mwaka (Mkutano Mkuu)
- Tangazo la mkutano liwekwe au litolewe kwa muda wa kutosha mfano siku 14 au 21 kabla ya kufanyika.
- Agenda za Mkutano zijulikane kwa kila mjumbe ikiwezekana kila mwenye agenda aiwasilishe kwa katibu.
- Taarifa za utekelezaji kuonesha mambo yaliyotendeka ziandaliwe mapema(Taarifa ya mapato na matumizi,Utekelezaji wa jumla kwa kipindi husika,changamoto zilizojitokeza kwa mwaka husika zielezwe,mapendekezo kwa changamoto nazo pia zielezwe na hitimisho)
- Mipango kwa kipindi husika nazo pia zielekezwe.
- Katibu wa jumuia(kundi) aendae mambo muhimu yatakayofanyika kwa mwaka unaofuata.
- Inashauriwa viongozi baada ya kuwasilisha hoja au taarifa watoe mwanya kwa wajumbe kuchangia mapendekezo yao kwa kila agenda.Pale wanapoweka maazimio basi ijulikane kwamba maazimio yamefanyika na ichukuliwe kuwa ni maazimio ya wajumbe na siyo mtu mmoja.
Maoni