UENDESHAJI WA VIKAO

Ni jambo zuri kuwa na vikao vya ndugu,jamaa,jumuiya,kikundi,Taasisi n.k
Fuatilia somo hili kwa makini.

UENDESHAJI WA VIKAO

Na, AYOUB LEO

VIKAO

Ni mazungumzo yanayofuata utaratibu maalum kwa ajili ya kupata azimio/maamuzi ili kurahisisha utekelezaji wa majukumu/mipango.

Uongozi shirikishi una tabia ya kujali vikao ili kuweka mipango na mikakati inayowezesha kundi/jamii kuwa katika umoja.Hivyo uongozi wa kidemokrasia huwa na vikao ili kupata ushauri na maoni ya wajumbe juu ya mipango.

SIFA ZA VIKAO

·         Vikao vinatakiwa kuwa na agenda/mada ya kujadili.

·         Viwe na muda maalum wa kuitishwa mfano.Wiki/Mwezi/miezi mitatu na hata mwaka .(Hii hutegemea aina ya vikao)

·         Kuwa na wajumbe( idadi ya wale waliokubalika).

·         Kuwepo na mwenyekiti, katibu na wajumbe wengine.

·         Agenda zifafanuliwe kwa kina kabla ya wajumbe kuchangia.(Taarifa kwa kina itolewe juu ya agenda iliyopo mezani ili kuwapa mwanga wajumbe wajue undani wake)

·         Mwenyekiti ajue utoshelevu wa maoni na asimamie uwekaji wa azimio ili kuruhusu agenda nyingine kuwasilishwa.

·         Kuwepo na mpangilio maalum wa agenda .

AINA ZA VIKAO

a)    Vikao maalum

b)    Vikao vya dharura

c)    Vikao vya taarifa fupi/briefings

d)    Vikao vya kazi/mpango kazi.

VIKAO MAALUM

·         Hivi ni vikao vinavyofanyika katika muda maalum uliokubalika na huratibiwa kutegemea ratiba iliyowekwa mfano kila mwezi /miezi n.k

·         Huwa na agenda zaidi ya moja.

·         Vinatangazwa kabla ya kufanyika ili kuwaandaa wajumbe kufanya maandalizi,hoja/agenda.

·         Viwe wazi( agenda zijulikane) isiwe siri kwa Mwenyekiti au Katibu pekee.

·         Huwa na idadi maalum ya wajumbe ( zaidi ya nusu,theluthi tatu)

VIKAO VYA DHARURA

·         Hufanyika pale ambapo kuna jambo limejitokeza linalohitaji utekelezaji wa haraka.

·         Huwa na agenda moja tu iliyosababisha kikao kuitishwa.

·         Vinaweza kuitishwa muda wowote kwa kadri viongozi watakavyoona inafaa.

·         Kumbukumbu lazima zichukuliwe ikiwa na maana ya muhtasari na mahudhurio ya wajumbe.

     VIKAO VYA TAARIFA/BRIEFINGS

·         Hivi ni vikao vinavyofanyika kwa muda mfupi vikilenga kupeana taarifa za mambo yanayoendelea au yatakayoendelea.

·         Wakati mwingine vinaitwa vikao vya chai.Hakuna haja ya kuandika mihtasari katika aina ya vikao hivi badala yake taarifa zitolewe na kila aliyejiandaa kutoa taarifa.

·         Mwenyekiti anaweza kuwa mtu yeyote aliye katika zamu.Mfano Mzee wa Zamu,Shemasi wa zamu au kiongozi wa kamati au idara.

·         Mwenyekiti atoe nafasi kwa kila aliye na taarifa kutoa taarifa na kisha ahitimishe kwa viongozi wa idara/kundi na mwisho Mchungaji/Mzee wa kanisa.

·         Kisha awaruhusu watu kuendelea na majukumu kutegemea na ratiba iliyopo.

VIKAO VYA KAZI

·         Hivi ni vikao vya majukumu.Hufanyika kwa ajili ya kutoa mwelekeo au kufanya tathmini ya mipango iliyowekwa.

·         Mara nyingi hufanyika kuwapa uwezo viongozi wa kusimamia majukumu na mikakati iliyopo.

·         Hulenga kuwajulisha msimamo wa Taasisi au asasi.

·         Hakuna muhtasari unaondaliwa badala yake taarifa huandaliwa ili kubainisha yaliyojiri.

WAHUSIKA WA VIKAO NA MAJUKUMU YAO

MWENYEKITI

      Ni msimamizi wa kikao.Majukumu ya Mwenyekiti ni haya yafutayo:-

·         Kuongoza vikao kwa kusimamia agenda ili kuepusha wajumbe kuhama agenda.

·         Kusawazisha uwakilishi( Hatakiwi kupendelea)

·         Anatakiwa kutoa maelezo ya kina kwa kufafanua agenda au kumteua mjumbe aliye na maelezo ya kina kuifafanua ili kutoa mwanga kwa wajumbe kutoa maoni yao.

·         Kutoa uamuzi kura zinapolingana.

·         Hatakiwi kutawala kikao kwa kuzungumza yeye tu bila kuwapa nafasi wajumbe wengine.

·         Ni mtu wa mwisho kuhitimisha jambo Fulani

·         Ni msemaji wa Maazimio ya vikao.Kwa ridhaa yake anaweza kuteua mjumbe kulisemea jambo au kuliwasilisha mahali panapohusika.

·         Anaandaa agenda kwa kushirikiana na katibu pamoja na viongozi wa idara.

KATIBU (MWANDISHI)

·         Ni mtu anayetunza kumbukumbu za vikao

·         Ni mwandishi wa mihtasari katika vikao

·         Hatakiwi kutoka nje ya vikao mara kwa mara vikao vikiendelea.

·         Awe na tabia ya kusikiliza hoja na kuandika ipasavyo

·         Anaandaa agenda kwa kushirikiana na Mwenyekiti pamoja na viongozi wa idara.

·         Anatunza nidhamu ya kikao kwa kuepusha mashambulizi ya moja kwa moja na kuwataka wajumbe kuongea na Mwenyekiti (Kiti)

·         Ni mtu anayeandaa mahudhurio,ukumbi na ratiba za vikao/Mikutano.

MUHIMU: Mwenyekiti na Katibu wanapaswa kuelewa agenda zote kwa undani kabla ya kuitisha kikao.

Ni makosa makubwa kukosekana kwa mawasiliano kati ya Mwenyekiti na katibu.Hivyo wanatakiwa kuwa karibu.

WAJUMBE

Ni watu wanaoshiriki katika vikao wakitoka vitengo au idara au huduma .Pia wapo wajumbe waalikwa.

·         Wajumbe huchangia maoni ili kufikia maazimio

·         Wanapaswa kumtii mwenyekiti

·         Wanatakiwa kuepuka kurudia rudia maneno yaliyokwisha kuwasilishwa.

·         Hawatakiwi kunyosha mkono au kuanza kuongea wakati mjumbe mwingine akiendelea kutoa mawazo yake.

·         Hawatakiwi kuingilia maongezi ya Mwenyekiti.

MUHIMU

·         Utunzaji wa siri ni jukumu la kila mjumbe

·         Vikao ni eneo la majadiliano kamwe lisigeuzwe uwanja wa vita/matusi.

·         Staha na lugha za kistaarabu zinatakiwa kutumiwa.

·         Matumizi ya hekima katika kukataa hoja ya mtu mwingine ni muhimu sana kuepuka dhihaka au udhalilishaji.

·         Kila mjumbe akumbuke kunukuu maazimio ya idara yake ili akafanye utekelezaji wa kitengo/idara yake.

·         Mjumbe anapotoa taarifa kwa kundi lake atumie lugha inayoonesha kuwa anayosema ni makubaliano ya kikao na kuepuka kujitenga.Mfano walisema ,n.k
Mwandishi anapatikana kwa simu Na.+255 (0) 755035722 au +255(0) 785645177
Barua pepe:ayoubleo@yahoo.com au nsanacz@gmail.com